Ejendomsservice: guide til drift af erhvervsejendomme og boligforeninger

Guiden er delt i elleve kapitler. Hvert kapitel begynder med et kort resumé, så du kan læse det, der er relevant for jeres ejendom, og springe resten over. Kapitlerne linker videre til ydelses-, branche- og områdesider og til artikler, der går mere i dybden med de enkelte emner.

Indholdet bygger på den måde, WPS planlægger opgaver, gennemfører besigtigelser og skriver tilbud på. Guiden nævner ingen konkrete priser, fordi prisen afhænger af den enkelte ejendom, men den forklarer, hvad der påvirker prisen, og hvordan tilbud kan sammenlignes.

Kapitel 1 af 11

Hvad er ejendomsservice?

Ejendomsservice er en samlebetegnelse for de opgaver, der holder en ejendom i drift fra dag til dag. Det gælder rengøring af fællesarealer og lokaler, tilsyn med bygning og installationer, pleje af græs, hække og belægninger, snerydning og saltning om vinteren og renhold af affaldsgårde. Opgaverne udføres efter en plan, så ejendommen er i samme stand hele året.

Begrebet bruges om både boligejendomme og erhvervsejendomme. En boligforening har brug for trappevask, tilsyn med kældre og vaskerier og en affaldsgård, der fungerer for mange beboere. En kontorejendom har brug for erhvervsrengøring, rene vinduer og en indgang, der ser ordentlig ud for kunderne. En produktionsvirksomhed har brug for ryddede kørearealer og en containerplads, der kan håndtere affald fra produktionen. Fælles for dem er, at opgaverne går igen og skal udføres, uanset om nogen husker at bestille dem.

En aftale om ejendomsservice kan omfatte en enkelt ydelse, for eksempel vinduespolering nogle gange om året, eller hele driften af ejendommen. De fleste ejendomme ligger et sted imellem og har nogle faste opgaver hos én leverandør og andre opgaver hos andre.

Ejendomsservice, vicevært og ejendomsdrift

Tre begreber bliver ofte brugt om hinanden, selv om de dækker forskellige ting. En vicevært er den person, der kommer fast på ejendommen, går tilsyn og udfører småreparationer. Viceværtservice er derfor én del af ejendomsservice. Ejendomsdrift bruges om planlægningen og styringen af vedligeholdet: hvad skal udføres, hvornår, og af hvem. Ejendomsservice er den samlede betegnelse for de praktiske opgaver på ejendommen.

Ejendomsadministration er en fjerde ting. Administrationen tager sig af de juridiske og økonomiske opgaver, for eksempel huslejeopkrævning, regnskab og lejekontrakter. Mange ejendomme har både en administrator og en leverandør af ejendomsservice, som arbejder sammen. Administratoren bestiller og godkender arbejdet, og leverandøren udfører det og rapporterer tilbage.

Hvorfor ejendomme får løst opgaverne udefra

Nogle ejendomme har egne ansatte til driften. Det kræver, at der er opgaver nok til en eller flere stillinger, og at ejeren selv vil stå for ansættelse, ferie, sygdom, udstyr og biler. For de fleste boligforeninger, ejerforeninger og virksomheder er det enklere at købe opgaverne hos en leverandør, der har medarbejderne, udstyret og erfaringen.

Det er også et spørgsmål om kontinuitet. En ejendom, der får besøg af de samme medarbejdere fra uge til uge, bliver kendt af dem, der arbejder på den. De ved, hvor der plejer at opstå problemer, og de ser, når noget er anderledes end normalt.

Når opgaverne købes udefra, skal aftalen beskrive, hvad der skal udføres, og hvor ofte. Uden en tydelig aftale er det svært at vurdere, om leverandøren leverer det aftalte, og ejeren ender med at bruge tid på at følge op. Det er en af grundene til, at mange ejendomme samler opgaverne hos én leverandør med én fast kontaktperson.

Hvem guiden er skrevet til

Guiden er skrevet til dem, der har ansvaret for en ejendom: bestyrelser i bolig- og ejerforeninger, ejendomsadministratorer, ejendomsselskaber og virksomheder, der ejer eller lejer deres egne bygninger. Den gennemgår, hvilke opgaver ejendomsservice omfatter, hvordan driften planlægges, hvordan prisen fastsættes, og hvad I bør se efter, når I vælger en leverandør.

Kapitel 2 af 11

Hvilke opgaver indgår i ejendomsservice?

Ejendomsservice dækker mange forskellige opgaver, og det er sjældent, at en ejendom har brug for dem alle. Det giver mening at dele opgaverne op efter, hvor de udføres, og hvor ofte de går igen. Så er det lettere at se, hvad ejendommen har brug for, og hvad der kan løses af den samme leverandør.

Rengøring

Rengøring er den del af ejendomsservice, der går hyppigst igen. I boligejendomme er det trappevask og rengøring af fællesrum som kældergange, vaskerier, cykelrum og fælleslokaler. I erhvervsejendomme er det rengøring af kontorer, mødelokaler, køkkener, toiletter, mandskabsfaciliteter og butiksarealer. Hertil kommer vinduespolering, som udføres i et fast interval, og facaderengøring, som typisk udføres med længere mellemrum.

Rengøringen planlægges efter, hvordan ejendommen bruges. En opgang med mange beboere skal vaskes oftere end en opgang med få lejligheder, og toiletter og køkkener på et kontor kræver hyppigere rengøring end mødelokaler, der kun bruges en gang imellem. Butiksvinduer og glasdøre ved indgangen bliver beskidte hurtigere end vinduer på øverste etage.

Tilsyn og småreparationer

Tilsyn er den del af driften, der forebygger større skader. Ved et tilsyn gennemgår viceværten faste punkter, for eksempel belysning, døre og låse, fællesrum, tekniske rum og udearealer. Småting som udskiftning af lyskilder, justering af dørpumper og stramning af beslag udføres med det samme. Fejl, der kræver mere end en småreparation, meldes til ejeren eller administratoren.

Til tilsynet hører også kontakten til beboere og lejere. I mange boligejendomme er viceværten den person, beboerne møder, og den, de henvender sig til, når noget ikke virker. Det skal aftales, hvordan henvendelser modtages, og hvordan de registreres, så ejeren eller bestyrelsen kan følge med.

Udearealer

Udearealerne omfatter både grønne og grå arealer. De grønne arealer er græs, hække, buske og bede. De grå arealer er fliser, asfalt, grus, stier og parkeringspladser. Plejen følger en sæsonplan, hvor græsslåning og hækklipning ligger i vækstsæsonen, og hvor efteråret går med at fjerne blade og gøre bedene klar til vinteren. Hele året skal belægninger holdes fri for ukrudt og affald.

Udearealerne er også et spørgsmål om sikkerhed. Løse fliser, huller i asfalten og grene, der hænger ud over stier, kan give skader. Medarbejderne, der plejer arealerne, er dem, der først ser problemerne, og de bør give besked, før skaden bliver større.

Vintertjeneste og affaldsgårde

Vintertjeneste er snerydning og glatførebekæmpelse på indgange, stier, fortove og parkeringspladser. Den afregnes ofte for hele sæsonen og bygger på en vagtordning, hvor leverandøren følger vejret og rykker ud, når der er behov. Renhold af affaldsgårde omfatter oprydning omkring containerne, rengøring af pladsen og tilsyn med, at affaldet ender i de rigtige containere.

Faste opgaver og opgaver efter behov

Ud over de faste opgaver har de fleste ejendomme brug for opgaver, der ikke kan planlægges. Det kan være ekstra rengøring efter et arrangement, bortskaffelse af storskrald, en reparation efter hærværk eller klargøring af et lejemål, når en lejer flytter. Opgaverne bestilles hos leverandørens kontaktperson, og prisen bør oplyses og godkendes, før arbejdet udføres.

Kapitel 3 af 11

Sådan planlægges driften af en ejendom

En plan for driften begynder med, at nogen har set ejendommen. Ved en besigtigelse gennemgår leverandøren ejendommen sammen med den, der har ansvaret: en bestyrelse, en administrator eller en driftsansvarlig i virksomheden. Der noteres arealer, opgange, etager, udearealer og adgangsforhold, og der spørges til, hvordan ejendommen bruges, og hvor der i dag er problemer.

Fra besigtigelse til plan

På baggrund af besigtigelsen laves en opgaveliste, hvor hver opgave står med frekvens og tidspunkt. Trappevask kan ligge fast på en bestemt ugedag, tilsyn med affaldsgården kan følge en fast frekvens, og græsslåning følger væksten i sæsonen. Opgavelisten bliver til en plan, der viser, hvad der udføres i løbet af en uge, en måned og et år.

Et årshjul for ejendommen

Mange opgaver følger årstiderne. Et årshjul giver overblik over, hvornår de enkelte opgaver ligger, og gør det lettere at planlægge budgettet og vide, hvad der sker på ejendommen. Oversigten viser, hvordan opgaverne typisk fordeler sig over året. Den præcise plan afhænger af ejendommen og vejret.

Frekvens og tidspunkt

Frekvensen er det, der har størst betydning for, hvor meget arbejde der udføres i løbet af et år. Frekvensen bør derfor sættes efter, hvordan den enkelte del af ejendommen bruges. En opgang, der bliver beskidt hurtigt, har brug for hyppigere rengøring, mens en kælder, der næsten ikke bruges, kan nøjes med færre besøg. Frekvensen kan justeres, når man har set, hvordan planen fungerer i praksis.

Tidspunktet har betydning for dem, der bruger ejendommen. På kontorer lægges rengøring ofte uden for arbejdstiden, i butikker før åbning og i produktionsvirksomheder mellem skift. I boligejendomme er det en fordel, at beboerne ved, hvornår trapperne vaskes, så de ikke går på dem, mens de er våde.

Ruter og faste medarbejdere

En leverandør med mange ejendomme planlægger arbejdet på ruter, hvor ejendomme i samme by eller bydel samles på de samme dage. Medarbejderne bruger så tiden på ejendommene og ikke i bilen, og det er som regel de samme medarbejdere, der kommer på en ejendom fra uge til uge. For ejendommen er det en fordel, fordi medarbejderne lærer den at kende.

Planlagt vedligehold

Ud over den løbende drift har en ejendom brug for vedligehold, der kun udføres med års mellemrum, for eksempel maling af vinduer, omlægning af belægninger eller udskiftning af legeredskaber. En plan for vedligeholdet beskriver, hvad der skal udføres de kommende år, så ejeren eller bestyrelsen kan lægge et budget og undgå, at mindre skader udvikler sig. Planen bygger på en gennemgang af bygning, installationer og udearealer og opdateres, når opgaverne bliver udført.

Planen er ikke færdig, når samarbejdet starter. Efter de første måneder bør kontaktpersonen og ejeren gennemgå, om frekvenserne passer, og om der er opgaver, der mangler eller kan udgå. Planen skal justeres, når ejendommen ændrer sig, for eksempel ved nye lejere, ændrede åbningstider eller nye arealer.

Kapitel 4 af 11

Pris og aftaleformer

Prisen på ejendomsservice afhænger af ejendommen, opgaverne og frekvensen. Derfor er det sjældent muligt at give en pris uden at have set ejendommen. To ejendomme med samme areal kan have meget forskellige behov afhængigt af udearealer, antal vinduer, adgangsforhold og den måde, ejendommen bruges på.

Fast månedlig pris

De faste opgaver samles typisk i en fast månedlig pris. Prisen beregnes ud fra, hvor lang tid opgaverne tager, og hvor ofte de udføres, fordelt over året. Det giver ejeren eller bestyrelsen et kendt budget, også selv om der er mere arbejde i udearealerne om sommeren end om vinteren. Vintertjeneste afregnes ofte for sig med en fast pris for sæsonen.

Opgaver efter behov

Opgaver uden for aftalen afregnes efter tid eller med en pris pr. opgave. Det gælder for eksempel småreparationer, ekstra rengøring og bortskaffelse af storskrald. Prisen bør oplyses og godkendes, før arbejdet udføres, så der ikke kommer overraskelser på fakturaen.

Det påvirker prisen

Enkelte ydelser eller samlet aftale

En ejendom kan købe ydelserne hver for sig hos forskellige leverandører eller samle dem i én aftale. Enkelte ydelser kan være det rigtige valg, når ejendommen kun har én eller få faste opgaver. Når der er flere faste opgaver, sparer en samlet aftale tid på koordinering, fordi der kun er én kontaktperson, én faktura og én rapport. En samlet aftale er ikke nødvendigvis billigere opgave for opgave, og det bør indgå i vurderingen.

Hvad en lav pris kan betyde

Et tilbud kan være billigere, fordi det har færre besøg, kortere tid pr. besøg eller færre opgaver. Det er ikke et problem, hvis det passer til ejendommen. Hvis ejendommen ikke holdes i den stand, I forventer, skal der bestilles ekstra opgaver for at rette op på det, og så kan den samlede udgift ende højere end ved et tilbud, der dækkede behovet fra starten.

Moms og fakturering

Det skal fremgå af tilbuddet, om priserne er inklusive eller eksklusive moms. Erhvervskunder får som regel oplyst priser eksklusive moms, mens bolig- og ejerforeninger bør spørge, hvis det ikke står tydeligt. Det bør også fremgå, hvornår der faktureres, og om opgaver efter behov faktureres sammen med den faste pris eller for sig.

Opsigelse og binding

Opsigelsesvarsel og eventuel bindingsperiode bør stå i tilbuddet. Et kort opsigelsesvarsel giver fleksibilitet, men gør det sværere for leverandøren at planlægge medarbejdere og ruter. En længere binding gør det sværere at skifte, hvis samarbejdet ikke fungerer. Vilkårene bør være kendt, før aftalen indgås.

Justering af prisen

Prisen ændres, når aftalens indhold ændres. Lægges en ydelse til, eller sættes en frekvens op, stiger prisen, og fjernes en opgave, falder den. Ændringen bør aftales skriftligt med kontaktpersonen, så det er tydeligt, hvad den nye pris dækker. Det bør også stå i tilbuddet, hvordan prisen reguleres over tid, for eksempel ved stigende lønomkostninger.

En længere gennemgang af, hvordan prisen fastsættes, og hvordan tilbud kan sammenlignes, står i artiklen om, hvad ejendomsservice koster.

Kapitel 5 af 11

Sådan vælger I en leverandør

Valget af leverandør har betydning i mange år. En leverandør, der passer til ejendommen, giver en drift, hvor ejeren eller bestyrelsen sjældent skal følge op. En leverandør, der ikke passer, giver løbende henvendelser, klager fra beboere eller lejere og tid brugt på at rette op.

Start med behovet

Før I indhenter tilbud, bør I beskrive, hvad ejendommen har brug for. Hvilke opgaver skal løses, hvor ofte, og hvad fungerer ikke i dag? Jo tydeligere behovet er beskrevet, jo lettere er det at sammenligne tilbuddene, fordi leverandørerne giver pris på det samme. Mange ejendomme lader leverandøren foreslå opgaver og frekvenser ved besigtigelsen. Det giver et fagligt input, men så er det særligt vigtigt at sammenligne, hvad tilbuddene indeholder.

Det bør I spørge om

Egne medarbejdere eller underleverandører

Nogle leverandører udfører arbejdet med egne medarbejdere, andre bruger underleverandører til dele af opgaverne. Det har betydning for, hvem der har ansvaret for kvaliteten, og hvem ejendommen har kontakt til. Når leverandøren bruger egne medarbejdere, er det leverandøren selv, der planlægger, instruerer og følger op. Ved autoriserede el- og vvs-arbejder inddrager de fleste leverandører af ejendomsservice en autoriseret samarbejdspartner, og det bør fremgå, hvordan det foregår.

Besigtigelsen som test

Besigtigelsen er en god anledning til at vurdere leverandøren. Stiller leverandøren spørgsmål til, hvordan ejendommen bruges? Bliver adgangsforhold, arealer og problemer noteret? Får I et tilbud, der beskriver opgaverne med frekvens og tidspunkt, eller kun en samlet pris? En leverandør, der har forstået ejendommen ved besigtigelsen, har bedre forudsætninger for at levere det aftalte.

Sammenlign tilbuddenes indhold

Når tilbuddene er modtaget, bør de stilles op ved siden af hinanden. Står de samme opgaver i alle tilbud? Er frekvenserne de samme? Er det tydeligt, hvad der ikke er med i prisen? Et tilbud, der ser billigt ud, kan have færre besøg eller udelade opgaver, som de andre har taget med. En enkel tabel med opgaver, frekvens og pris for hvert tilbud gør forskellene tydelige.

Referencer

Spørg efter kunder med lignende ejendomme, og tal med dem, hvis det er muligt. En boligforening har andre behov end en kontorejendom, og erfaringer fra en lignende ejendom siger mere end generelle udtalelser. Spørg til, hvordan samarbejdet fungerer i hverdagen, hvordan henvendelser bliver håndteret, og hvordan leverandøren reagerer, når noget ikke er gået som aftalt.

Spørg også, hvor længe kunderne har brugt leverandøren. Samarbejder, der har varet i flere år, og som er blevet udvidet med flere opgaver undervejs, siger noget om, hvordan leverandøren fungerer over tid.

Kapitel 6 af 11

Opstart og skift af leverandør

Overgangen til en ny leverandør er det tidspunkt, hvor der oftest opstår misforståelser. Hvis nøglerne ikke er udleveret, hvis beboerne ikke ved, at der kommer nye medarbejdere, eller hvis planen ikke er gennemgået, går de første uger med at rette op. En opstart, der er planlagt, gør overgangen næsten usynlig for dem, der bruger ejendommen.

Opsigelse af den nuværende aftale

Har ejendommen en nuværende leverandør, skal aftalen opsiges med det varsel, der står i kontrakten. Find varslet frem, før I indhenter tilbud, så I ved, hvornår en ny leverandør tidligst kan starte. Den nye leverandør bør have en startdato, der passer med opsigelsen, så der hverken er en periode uden drift eller en periode med to leverandører.

Opstartsmøde

Ved opstart gennemgår kontaktpersonen ejendommen igen sammen med ejeren, bestyrelsen eller administratoren. Her aftales de praktiske forhold: hvilke nøgler og adgangskort medarbejderne skal have, hvordan alarmer slås fra, hvor affald og haveaffald skal placeres, og hvem der kontaktes, hvis der opstår et problem. Det aftales også, hvordan beboere eller lejere orienteres.

Overlevering fra den tidligere leverandør

Hvis det er muligt, er det en fordel at få oplysninger fra den tidligere leverandør eller fra ejerens egne noter: hvilke opgaver der er udført, hvor der har været problemer, og hvilke aftaler der er indgået med beboere eller lejere. Har ejendommen en vedligeholdelsesplan, bør den nye leverandør også have den. Oplysningerne gør det lettere at fortsætte, hvor den tidligere leverandør slap.

Nøgler og adgang

Nøgler, adgangskort og alarmkoder bør registreres, så det er tydeligt, hvem hos leverandøren der har adgang til hvad. Listen bør opdateres, når medarbejdere skifter, og nøglerne bør leveres tilbage, når samarbejdet ophører. For mange ejendomme er det et spørgsmål om sikkerhed, og det er rimeligt at spørge leverandøren, hvordan nøgler opbevares.

Orientering af beboere og lejere

Beboere og lejere bør vide, at der kommer en ny leverandør, og hvornår arbejdet begynder. Det kan ske med opslag i opgangene, i et nyhedsbrev fra bestyrelsen eller gennem administratoren. Orienteringen bør fortælle, hvornår de faste opgaver udføres, og hvordan beboerne kan henvende sig, hvis noget ikke er i orden. Når beboerne kender planen, falder antallet af henvendelser om ting, der allerede er planlagt.

De første måneder

Selv med en grundig besigtigelse vil der være ting, der først viser sig, når arbejdet er i gang. En opgang bliver beskidt hurtigere end forventet, eller et område i udearealerne kræver mere pleje. Efter de første måneder bør kontaktpersonen og ejeren gennemgå planen og justere frekvenser og opgaver. Det er også et godt tidspunkt at spørge beboere eller lejere, hvordan de oplever den nye leverandør.

Kapitel 7 af 11

Kvalitet og dokumentation

Det er svært at se, om ejendomsservice bliver udført, hvis man ikke selv er på ejendommen, når arbejdet foregår. En trappe, der er vasket, bliver beskidt igen, og en græsplæne, der er slået, gror. Derfor er dokumentation en vigtig del af aftalen. Den gør det muligt for ejeren, bestyrelsen eller administratoren at se, hvad der er udført, og hvornår.

Registrering af udført arbejde

Hos WPS registreres opgaverne, når de er udført, og kunden modtager en rapport hver måned. Rapporten viser, hvilke opgaver der er udført, hvilke henvendelser der er kommet, og hvad medarbejderne har observeret på ejendommen. Den kan sendes videre til en bestyrelse, en ejer eller en administrator og bruges som grundlag på møder.

Observationer på ejendommen

De medarbejdere, der kommer på ejendommen hver uge, er dem, der først ser, når noget ændrer sig: en revne i en belægning, fugt i en kælder, en utæt tagrende eller en legeplads med en løs skrue. Når observationerne bliver registreret og givet videre, kan ejeren tage stilling til dem, før de udvikler sig til større skader. Det er en af de største fordele ved en fast leverandør, og det bør stå i aftalen, hvordan observationer meldes.

Henvendelser og klager

Der vil altid komme henvendelser fra beboere eller lejere. Nogle handler om opgaver, der ikke er udført som aftalt, andre om noget, der ligger uden for aftalen. Henvendelserne skal modtages, registreres og følges op. Når de står i rapporten, kan bestyrelsen eller administratoren se, hvordan de er håndteret, og om de samme problemer går igen.

Kontaktpersonens rolle

En fast kontaktperson binder aftalen sammen. Kontaktpersonen kender ejendommen, har deltaget i besigtigelsen og ved, hvad der er aftalt. Når der er spørgsmål eller problemer, er det kontaktpersonen, der svarer og følger op. For ejeren betyder det, at der er én at ringe til, uanset om henvendelsen handler om trappevask, udearealer eller en ekstra opgave.

Kvalitetskontrol

Kvalitetskontrol kan foregå på flere måder. Kontaktpersonen kan gennemgå ejendommen med jævne mellemrum, og ejeren kan deltage i en fælles gennemgang. Ved gennemgangen ses der på, om standarden svarer til det aftalte, og om planen skal justeres. Det giver begge parter et fælles billede af, hvordan ejendommen fungerer.

Det hjælper, hvis standarden er beskrevet på forhånd. Hvad betyder det, at en opgang er rengjort, eller at en hæk er klippet? Jo mere konkret aftalen er, jo lettere er det at vurdere, om den bliver overholdt, og jo færre uenigheder opstår der.

Kapitel 8 af 11

Ejendomstyper og deres behov

De samme ydelser bliver brugt på forskellige måder afhængigt af ejendommen. Trappevask fylder meget i en boligforening og findes ikke i en produktionshal. Vintertjeneste er vigtig for alle, men i en virksomhed med læsseramper har den en anden prioritering end i en boligforening med stier og trapper. De fem typer ejendomme herunder har hver deres typiske behov.

Boligforeninger og ejendomsselskaber

I boligejendomme bruges fællesarealerne af beboerne hele døgnet. Trappevask, rengøring af kældre og vaskerier, tilsyn med affaldsgården og pleje af udearealer er de faste opgaver. Beboerkontakten er vigtig, og bestyrelsen har brug for en rapport, de kan bruge på møder. Ved flytninger er der behov for syn og klargøring af lejemål.

Kontor og erhverv

Kontorejendomme bruges i dagtimerne af medarbejdere og kunder. Rengøring lægges uden for kontortid, og indgangsparti, vinduer og facade har betydning for, hvordan virksomheden opfattes. Når flere virksomheder deler en adresse, kan fællesarealer og udearealer samles i én aftale for hele matriklen. Hos Global Gravity, EMS og HH Consult i Esbjerg dækker én aftale et erhvervsdomicil, som de tre virksomheder deler.

Industri og produktion

Produktionsvirksomheder har ofte drift i flere skift, store udearealer og sikkerhedsregler for, hvem der må færdes hvor. Rengøring af mandskabsfaciliteter planlægges efter skift, og kørearealer og læsseramper skal være ryddede og sikre om vinteren. Affaldspladser med mange fraktioner kræver fast tilsyn.

Detail og centre

Butikker og centre har kunder i hele åbningstiden. Rengøring og støjende opgaver lægges før åbning eller efter lukketid. Butiksvinduer og indgange poleres i et kortere interval end resten af bygningen, og parkeringen skal være ryddet, før butikkerne åbner. Containerpladser får meget emballage og pap.

Institutioner

I daginstitutioner og skoler skal arbejdet planlægges efter børnenes dag. Vinduespolering, pleje af udearealer og tilsyn med legepladser er typiske opgaver, og medarbejderne skal kende stedet og vide, hvornår de kan arbejde uden at forstyrre. Blåmuslingen, en privat vuggestue og børnehave i Esbjerg, har haft vinduespudsning og ad hoc-opgaver hos WPS i fem år.

Blandede ejendomme

Mange ejendomme er en blanding af typerne. En erhvervsejendom med butikker i stueetagen og kontorer ovenpå har behov fra begge, og en boligforening kan have erhvervslejemål. Planen skal derfor bygge på, hvordan den konkrete ejendom bruges. Ved besigtigelsen gennemgås de enkelte dele af ejendommen hver for sig, så rengøring, tidspunkter og frekvenser passer til dem, der bruger dem.

Kapitel 9 af 11

Vinter, affald og ejerens ansvar

Nogle af opgaverne i ejendomsservice handler om mere end ejendommens udseende. Snerydning, glatførebekæmpelse, affaldshåndtering og tilsyn med legepladser har betydning for sikkerheden, og ejeren har som udgangspunkt ansvaret for, at de bliver løst. Reglerne kan variere fra kommune til kommune, og ejeren bør kende de regler, der gælder for ejendommen.

Snerydning og glatførebekæmpelse

Ejeren af en ejendom har som udgangspunkt ansvaret for at rydde sne og bekæmpe glatføre på de arealer, der hører til ejendommen, og i mange kommuner også på fortovet ud for ejendommen. Kommunens regulativ for vintervedligeholdelse beskriver, hvilke krav der gælder. Opgaven kan overlades til en leverandør, men det bør fremgå af aftalen, hvilke arealer der er omfattet, og hvornår de skal være behandlet.

En aftale om vintertjeneste bør beskrive arealerne, rækkefølgen og tidspunktet. Indgange, trapper og stier prioriteres typisk først, fordi det er her, folk går. Hos WPS kører vintertjenesten med vagtordning, og hver udrykning registreres med tidspunkt og de arealer, der er behandlet. Registreringen kan bruges som dokumentation, hvis der opstår spørgsmål om, hvornår der er ryddet.

Affaldsgårde og sortering

Kravene til affaldssortering betyder, at mange ejendomme har fået flere containere til flere fraktioner. Det giver flere muligheder for fejl. Fejlsorteret affald kan betyde, at renovatøren ikke tømmer en container, og affald, der stilles ved siden af containerne, tiltrækker skadedyr. Fast tilsyn med affaldsgården holder pladsen ren og sorteringen på plads. Tømningen udføres af kommunen eller den renovatør, ejendommen har aftale med.

I boligforeninger er affaldsgården et af de steder, beboerne oftest har bemærkninger til. Tydelige skilte, en fast plan for oprydning og registrering af storskrald og fejlsortering giver bestyrelsen et grundlag at følge op ud fra. Gentager det samme problem sig, kan bestyrelsen orientere beboerne om, hvordan affaldet skal sorteres.

Legepladser og udendørs inventar

Legepladser skal være sikre at bruge, og det kræver løbende tilsyn. Ved tilsynet ses der efter løse dele, skarpe kanter, skader på underlaget og affald. Fejl, der kræver reparation eller udskiftning, meldes til ejeren. Det samme gælder bænke, cykelstativer, hegn og andet udendørs inventar, som slides af vejret og brugen.

Dokumentation af ansvarsopgaver

For opgaver, der har med sikkerhed at gøre, er dokumentationen særlig vigtig. Hvis der sker en ulykke på en glat sti, eller hvis der opstår spørgsmål om en skade på en legeplads, er det en fordel at kunne vise, hvornår der er ryddet, saltet eller ført tilsyn. En registrering af udført arbejde giver ejeren et grundlag at svare ud fra.

Dokumentationen bør gemmes, så den kan findes frem igen. Den månedlige rapport fra leverandøren kan arkiveres sammen med ejendommens øvrige papirer, så den er tilgængelig, hvis der senere opstår spørgsmål.

Kapitel 10 af 11

Ejendomsservice i Jylland og på Fyn

Lokale forhold har betydning for, hvordan driften af en ejendom planlægges. Vejret, afstandene og den måde, ejendommene ligger på, påvirker både frekvenser, ruter og prioriteringer. WPS udfører ejendomsservice fra to adresser: hovedkontoret på Håndværkervej 20 i Esbjerg V og afdelingen på Andkjærvej 19 i Vejle. Herfra dækkes fem regioner.

Lokal tilstedeværelse betyder, at medarbejderne kender området. De ved, hvor der plejer at være problemer med parkering, hvilke områder der bliver ramt hårdest af blæst og regn, og hvordan trafikken er på de tidspunkter, hvor arbejdet skal udføres. Det gør det lettere at planlægge ruterne, så tiden bruges på ejendommene.

Esbjerg, Varde og Bramming

Ejendomme i Esbjerg og Varde ligger tæt på kysten, hvor salt og sand i luften sætter sig på vinduer, facader og solafskærmning. Det har betydning for, hvor ofte vinduer og facader bør rengøres. Regionen betjenes fra hovedkontoret i Esbjerg, hvor WPS blev grundlagt, og hvor flere af samarbejderne har varet i mange år.

Ringkøbing-Skjern og Vestjylland

I Ringkøbing-Skjern Kommune er afstandene mellem byerne længere, og opgaverne samles derfor på faste dage. Vinden fra vest og nærheden til Vesterhavet og Ringkøbing Fjord slider på udendørs inventar, hegn og beplantning. Regionen betjenes fra hovedkontoret i Esbjerg.

Trekantområdet

Kolding, Fredericia og Vejle har mange erhvervsejendomme med lager, produktion og domiciler, hvor kørearealer og læsseramper er en del af driften. Afdelingen på Andkjærvej 19 i Vejle er udgangspunkt for opgaverne i regionen, og den korte afstand mellem byerne gør det muligt at planlægge faste ugedage for hver by.

Østjylland

I Aarhus har adgangsforholdene stor betydning for planlægningen, fordi mange ejendomme har begrænset parkering og adgang gennem porte eller gårde. Det gennemgås ved besigtigelsen, så alle medarbejdere kender forholdene. Horsens og Aarhus betjenes fra afdelingen i Vejle.

Fyn

Odense og resten af Fyn betjenes fra afdelingen i Vejle. Opgaverne samles på faste dage, og ejendomme på begge sider af Lillebælt kan samles i én aftale med én kontaktperson.

De samme rammer i alle regioner

Uanset region er rammerne de samme: én fast kontaktperson, WPS' egne medarbejdere i WPS' egne biler, en plan, der står i tilbuddet, og en rapport hver måned. Akutte opgaver prioriteres i den daglige planlægning, og alle henvendelser går til samme telefonnummer på hverdage fra 8 til 16.

Ligger ejendommen uden for de fem regioner, kan I stadig kontakte WPS. Ved henvendelse oplyser vi, om ejendommen kan indgå i de faste ruter.

Kapitel 11 af 11

Spørgsmål og svar om ejendomsservice